新入社員の手続・入社にあたっての配慮点 | 板橋区で社労士を営む中での日々のご依頼からいくつかの事例をわかりやすく解説します

【入社手続】

■提出してもらう書類

下記の書類を提示または回収しましょう。

一部の項目の詳細は後ほど解説します

1.       労働契約書または労働条件通知書（入社日前にもらっておく）

2.       給与所得者の扶養控除等（異動）申請書

3.       マイナンバー

4.       給与振込先申請書

5.       誓約書（特に機密情報保持に関する取り決めは重要です。）

6.       入社前健康診断または健康診断書（一部の労働者を除く）

7.       源泉徴収票

8.       雇用保険被保険者証（入社前7年間に雇用保険被保険者であった者）

9.       健康保険被扶養者（異動届）・国民年金保険３号被保険者関係届

10.   卒業証明書

11.   住民票記載事項証明書　

12.   身元保証書

※    1～５はすべての従業員

※    6～８は中途採用者

※    9～は必要に応じて

 

（必要書類詳細解説）

　　１　労働契約書または労働条件通知書

　　　必ず取り交しましょう。労働契約書と労働条件通知書を１枚にして従業員の印等をもらっておきましょう。

　　　記載しなければならない事項は下記の通りです。

①    絶対的記載事項（必ず記載しなければならない事項）

                                i.            労働契約の期間

                              ii.            有期労働契約の更新の基準

                            iii.            就業場所等

                             iv.            始業・終業時刻等

                               v.            賃金の決定・支払時期等

                             vi.            退職（解雇含む）に関する事項

②    相対的記載事項（制度があれば記載しなければならない事項）

                                i.            退職手当の対象労働者や支払方法などに関する事項

                              ii.            賞与などに関する事項

                            iii.            食費、作業用品など労働者の負担に関する事項

                             iv.            安全や衛生に関する事項

                               v.            職業訓練に関する事項

                             vi.            災害補償などに関する事項

                           vii.            表彰や制裁に関する事項

                         viii.            休職に関する事項

　　　(2024年4月改正)　明示義務の追加がありました

                                i.            全労働者　就業場所・業務の変更の範囲の明示

                              ii.            有期契約労働者　更新上限の明示

　　　　　　　　　　　　　　 　無期転換申込機会の明示

　　　　　　　　　　　　　　　 無期転換後の労働条件の明示

 

　8　雇用保険被保険者証

　　雇用保険番号は会社が変わっても継続して使用します。

（但し、７年以上雇用保険被保険者になっていない方は新たな番号が発行されます。）

不明な場合は、以前勤務していた社名・住所・勤務した期間を聞いておきましょう。ハローワークにて調べてくれます。

　11　身元保証書の注意点

　　本人の経歴・身分の保証と不祥事が起こった場合の損害賠償を約して身元保証書を締結することもできます。保証人の範囲を限定することもできますが、賠償の上限額は明示しなければなりません。

　　保証期間は最長で５年、定めをしない場合は３年です。

　　延長する場合は再締結が必要です。

　　賠償額を定めても様々な状況を考慮して裁判所が判断するため、全額認められる訳ではありません。

 

■　提出書類について

　年金事務所（入社時より５日以内）

　　厚生年金・健康保険資格取得届（協会けんぽの場合）

　　健康保険被扶養者（異動）届・第３号被保険者関係届

　ハローワーク（入社日の翌月１０日まで）

　　雇用保険被保険者資格取得届

 

【入社に際してやっておくべきこと】～離職を防ぐために～

■    代表取締役や役員よる経営理念・経営方針

どういう会社でどこを目指しているのかを幹部からしっかり伝えましょう。できるだけ役員との懇親会（ランチ会でも良い）等をして会社にとけ込め相談しやすい環境をつくりましょう。

 

■    人事担当者による就業規則・人事制度の説明

人事評価制度はしっかり説明しましょう。

窓口担当者の紹介もすると良いでしょう。

 

■    配属された部署での打ち合わせ

メンバーの担当者・業務をしながら、業上のルール・現在チームでチャレンジしていること・課題などを共有しましょう。

　懇親会（ランチ会）なども行って打ち解けやすい雰囲気もつくっていきましょう。　　

■　メンター制度

　　　最初は社内のルールや習慣の違いに戸惑ったりするもの。メンターや相談（気楽に聞ける人）をつくっておくことも重要です。

　　　管理職で採用した人にも相談役を設けておくのも早く馴染んでもらう近道かもしれません。

■    研修

新入社員に対しては、マナー講座やセキュリティ研修も大切です。

社会保険制度や社内の福利厚生についても説明しておきましょう。

社員の入社を期にハラスメント研修を全員に行うのも良いでしょう。